Quais são suas atividades durante o dia?
A primeira atitude que você tem que tomar é fazer uma análise de como está distribuindo suas atividades, pelas horas de seu dia, durante uma semana.
Anote todas as suas atividades.
Desde que acorda até a hora em que você vai dormir.
Todas mesmo, entre elas as atividades de trabalho, as pessoais, as domésticas, as sociais. Faça o dowload da tabela de análise de atividades que fizemos para que você a preencha, o mais fielmente possível.
Anote o que foi feito em intervalos de meia hora. Se houver necessidade anote em intervalos menores.
No final do período de anotações você terá claro quais são suas atividades e como você as divide durante o dia.
As atividades devem ser divididas em grupos e cada uma grifada com uma cor:
Grupo 1 - Atividades Urgentes xxx
As atividades urgentes devem ser concluídas no mais breve espaço de tempo passível. Elas nos causam stress, por isso devemos trabalhar com antecedência para não termos este tipo de atividade. Os itens urgentes tem que ser resolvidos hoje ou melhor, agora mesmo se possível.
Grupo 2 - Atividades Importantes xxx
As atividades importantes devem ser trabalhadas continuamente para se chegar ao seu final com calma, sem deixá-la ir para a categoria de urgente.
Grupo 3 - Atividades Necessárias xxx
As atividades necessárias devem ser feitas todos os dias. Neste grupo entram as atividades de trabalho que são mais leves como, responder e-mails, abrir correspondência, planejar seus compromissos do dia seguinte.
Grupo 4 - Atividades Imprevistas xxx
Depois de uma semana, você vai ter noção de quanto tempo precisa destinar à atividades não agendadas. Quando elas aparecerem, analise muito bem se você vai atendê-las ou não.
Se tiver muitas atividades imprevistas, elas estão consumindo o seu tempo.
Você sabe porque isto acontece?
Este é um sinal que você está disponível para tudo e para todos.
Você terá que repensar sua vida, se quiser ser senhora de seu tempo.
Você já sabe o que faz durante uma semana. Agora vamos meditar em que horas do dia você tem mais energia. Nesta hora programaremos as atividades urgentes e importantes.
Que hora do dia você é mais ativo?
Programe para este horário as tarefas mais importantes e as mais urgentes que você tem a fazer.
Que hora do dia sua energia é média?
Nesta hora você faz as atividades necessárias. Responde emails pessoais, organiza sua agenda para o dia seguinte, retorna ligações de negócios.
Que horas do dia sua energia é menor?
Deixe para estes momentos de menos energia, dar telefonemas para amigos, ler um livro que você precisa para o serviço ou outra atividade relax.
Devemos listar todos os nossos compromissos dividindo-os em categorias. Não esqueça de prever tempo para itens não agendados, alem de pequenas paradas para descanso.
Se anotamos tudo o que temos a fazer e dividimos nosso tempo para dar conta do possível, podemos dormir sossegados pois o dia seguinte esta sob controle.
A conquista de seu tempo é uma sucessão de mudanças que você deve fazer aos poucos em sua vida. Como para qualquer conquista você terá que superar obstáculos e ter persistência rumo ao objetivo:
Administrar bem o seu tempo.
Por Bebel Ferreira
"O sonho e a esperança são dois calmantes que a natureza concede ao ser humano".
(Frederico I)
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